El Desafío
CASH necesitaba presentar 275,294 reclamaciones ante el administrador de reclamaciones en nombre de sus clientes. Inicialmente, planeaban contratar docenas de trabajadores temporales para la entrada manual de datos, con cada reclamación requiriendo aproximadamente 5 minutos de procesamiento.
A ese ritmo, procesar todas las reclamaciones requeriría:
22,941 horas de trabajo (más de 1,000 semanas laborales completas).
Un estimado de $458,823 en salarios (a un promedio de $20/hora para entrada de datos).
Un equipo de 10 empleados temporales, cada uno dedicando 2,294 horas (más de un año de trabajo a tiempo completo por persona).
El trabajador promedio de entrada de datos en EE.UU. tiene 41.6 años, lo que significa que la tarea habría dependido desproporcionadamente de trabajadores temporales mayores realizando trabajo manual repetitivo durante meses.
Sin automatización, el proyecto habría sido costoso, lento y propenso a errores humanos.
El Enfoque
Albright Labs desarrolló un sistema de presentación de reclamaciones completamente automatizado que eliminó la necesidad de entrada manual de datos:
Análisis de Excel: Los datos de las reclamaciones se extrajeron directamente de las hojas de cálculo internas de CASH.
Automatización con navegador headless (PhantomJS): Las reclamaciones se enviaban automáticamente en línea, replicando la entrada manual pero a escala.
Archivo de confirmaciones: Las confirmaciones de envío se almacenaban e imprimían automáticamente para los registros internos.
Manejo de errores: El monitoreo de colas garantizaba que los procesos se reiniciaran si algo se detenía.
Trabajamos estrechamente con el personal de CASH para perfeccionar los flujos de trabajo y asegurar que el sistema pudiera manejar grandes volúmenes de datos sin ser limitado por el sitio del administrador de reclamaciones.
Ejecución y Entrega
El sistema se desarrolló en un único sprint y se implementó exitosamente para la primera ronda de reclamaciones. Dos años después, entregamos una actualización para adaptar el sistema a los cambios en el portal del administrador de reclamaciones.
Las características principales incluyeron:
Portal de gestión de reclamaciones con seguimiento de envíos.
Sistema de envío automatizado capaz de escalar a cientos de miles de reclamaciones.
Registro de confirmaciones para propósitos de cumplimiento y auditoría.
Resultados e Impacto
Los resultados fueron transformadores:
Más de 13,500 horas de nómina ahorradas solo en la primera ronda de presentaciones.
Más de $450,000 en costos laborales evitados, basado en estimaciones salariales conservadoras.
100% de automatización de un proceso que de otro modo habría requerido docenas de trabajadores temporales durante más de un año.
El cliente reportó que los márgenes de ganancia en las reclamaciones se duplicaron con creces en comparación con el proceso manual, al eliminarse los costos indirectos.
Lecciones Aprendidas
Este proyecto demostró cómo la automatización dirigida puede reemplazar cientos de miles de horas de trabajo repetitivo, aumentando al mismo tiempo la precisión y el cumplimiento. Al persistir a través de obstáculos técnicos como límites de velocidad y desafíos de navegación headless, Albright Labs entregó una solución que no solo ahorró costos enormes, sino que también desbloqueó una nueva rentabilidad para CASH.
