El Desafío
Prison Fellowship utilizaba SmartSheet para gestionar datos operativos complejos, incluyendo prisiones, voluntarios, clases e internos. Aunque funcional, el sistema era esencialmente una colección de hojas de cálculo planas sin relaciones impuestas entre puntos de datos.
Esto creaba varios problemas:
Procesos manuales que ralentizaban la administración.
Sin forma de ejecutar o validar relaciones entre entidades (por ejemplo, voluntarios y las prisiones donde servían).
Dificultad para escalar operaciones y asegurar el cumplimiento con las diferentes regulaciones de los sistemas penitenciarios en Estados Unidos.
Prison Fellowship necesitaba un sistema backend personalizado que centralizara los datos, impusiera estructuras relacionales apropiadas y optimizara los flujos de trabajo.
El Enfoque
Albright Labs trabajó estrechamente con el equipo administrativo de Prison Fellowship para mapear todo su modelo de datos. Al comprender cómo las prisiones, voluntarios, clases e internos estaban interconectados, pudimos diseñar un sistema que garantizaba la integridad de los datos mientras hacía la administración del día a día notablemente más fácil de gestionar.
Los componentes clave incluyeron:
Gestión completa de prisiones, voluntarios, clases e internos.
Restricciones de relaciones para garantizar la precisión de los datos.
Flujos de trabajo personalizados adaptados al entorno operativo único de la organización sin fines de lucro.
Scripts de importación para migrar datos de tablas planas de SmartSheet a una base de datos relacional correctamente estructurada.
Uno de los desafíos más difíciles fue construir scripts de importación que pudieran inferir y crear relaciones automáticamente a partir de datos heredados planos, una tarea que requirió planificación cuidadosa y pruebas iterativas.
Ejecución y Entrega
El proyecto se entregó en sprints de dos semanas a lo largo del desarrollo, con un despliegue completo al final.
Las características clave entregadas incluyeron:
Paneles de control para visibilidad operativa de un vistazo.
Controles de acceso basados en roles alineados con los permisos de usuario.
Notificaciones y alertas para eventos y actualizaciones importantes.
Integraciones con sistemas de terceros relevantes.
Resultados e Impacto
El nuevo sistema backend proporcionó a Prison Fellowship una mejora dramática en la gestión de datos. El personal ya no tenía que cruzar referencias manualmente en hojas de cálculo usando claves o leyendas: las relaciones estaban integradas directamente en el sistema.
Los administradores reportaron que el sistema era intuitivo, confiable y fácil de usar, permitiéndoles enfocarse en apoyar programas en lugar de gestionar hojas de cálculo.
Lecciones Aprendidas
Este proyecto llevó al límite la migración de datos y destacó la importancia de la persistencia. Escribir scripts para inferir relaciones a partir de datos planos fue excepcionalmente difícil, pero el desafío reforzó el compromiso de Albright Labs: seguir trabajando donde otras agencias podrían haberse detenido.
El resultado fue una solución que no solo modernizó las operaciones de Prison Fellowship, sino que también demostró la capacidad de Albright Labs para entregar bajo condiciones de datos altamente complejas.
